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通过信护宝对机密文件进行保护时，系统在不改变用户原有工作流程和文件使用习惯的前提下，对需要保护的进程生成的所有文件（无论该文件原来是明文还是密文）进行强制加密保护，并对机密文件的使用过程进行全程监控，有效防止了被动和主动泄密，消除内部安全隐患于无形之中。

1)文件自动加密
信护宝主要是针对企业内部的重要文档进行加密。杜绝使用U盘、软盘、光盘，电子邮件等方式窃取企业的机密技术文件、设计图稿、会计账目、战略计划书、研究论文等文档。
当授权员工在企业内部打开加密文件时，他可以像操作普通文件一样通过鼠标左键双击，或者右键-“打开”命令来使用这个文件。在文件打开的过程中，透明解密过程在系统后台完成，对用户操作习惯没有任何影响。加密的文档的图标会增加一个绿色的锁标志。
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如果加密文件通过 MSN、、电子邮件、移动存储设备等方式传输到企业授权范围以外（企业外部或企业内没有安装信护宝终端的电脑），那么将无法正常打开使用，显示乱码，并且文件始终保持加密状态。
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2)阅读权限
部门间文件阅读权限控制：
如果要求某一部门的文档只能在指定部门内流通，禁止其他部门的终端操作员使用该文档时，可以使用软件的“操作员权限”功能。该功能可以授权终端操作员允许使用指定部门的文档，而无法阅读、使用其他部门的文档；同理，其他部门的终端操作员也无法查看未经授权的部门内部的文档。
内部机密文件管控：
公司内部机密文件，分级管理企业内文件，控制一些机密文档只能给指定的用户阅读，并限制访问权限，如打开次数、打开时间、修改、打印、截屏、过期自毁等操作权限，非授权人员即使获取到文件也无法打开。

3)离线管理
用于管理不能跟服务器通信的终端电脑，如出差、服务器故障等，在授权时间内，终端可以正常工作，超过离线时间，将无法打开加密文档。

4)文件外发
文件加密后，在本机上打开和在公司内流通都可以正常，但要外发出去，就要先解密或制作成信护宝外发文件。

5)审批管理
对普通操作员，可把解密/外发权限关闭，并授权指定的操作员受理解密/外发/离线申请。

6)工作模式管理
可根据需要，允许某些用户可以在规定的时间段内自由地切换工作模式：开启加密或关闭加密功能。

7)文件自动备份
文件备份记录这一功能主要用于防范重要文件遭破坏或遭恶意删除等情况。

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